日照市房管局档案馆 档案工作“五个推进” 提升档案服务效能

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近年来，市房管局档案馆坚持“房管为民”，从房产档案工作实际出发，积极推进房产档案管理数字化、管理动态化、利用程序化、利用高效化、服务便民化，不断提升房产档案服务效能，受到社会各界的好评。
推进房产档案管理数字化。自2005年起，该局以房产档案信息数字化为切入点，将馆存的16万卷房产纸质档案全部进行扫描和数字化，并将新受理的房产业务资料同步实施数字化扫描、拍照后进入业务系统，为房产档案信息的快速查询、高效利用打下基础。研发启用“数字房产”管理信息系统（该项目是建设部2005年数字化科技示范项目）后，依托功能完备、信息安全的“数字房产”管理信息系统和房产电子档案数据库，实现了房屋产权产籍档案的全部数字化，房产档案主要信息入库率达到100%，查档服务全部通过电脑使用房产档案影像资料。同时，将房屋产权产籍信息和商品房预售及备案等业务信息纳入同一软件系统，加大了房产相关信息的查询范围。2012年，实现了市与两区两县的房产信息联网，构建了市、区县一体的房产信息查询网络体系，进一步提升了房产档案管理的数字化水平。
推进房产档案管理动态化。房产档案的动态变化决定了档案管理内容需要不断完善，必须及时做好档案的修订补充和更新，确保档案信息的准确性。信贷、税收等政策都与房产档案的动态管理密切相关，并对房产档案的动态管理提出了更高的要求。该局档案馆启用了新的档案交接程序，做好电子档案信息与档案实物资料的修正工作，保持房产档案实物资料与电子档案信息的一致。按照标准化、规范化的要求，及时、高效的完成房产档案的整档入档，实现档案实物资料与电子档案信息的同步入库，做到“日清月结”，确保前台窗口房屋登记、档案查询等业务的正常受理。
推进房产档案利用程序化。房产档案的查询和房产证明的出具，与群众的生产生活密切相关，房产登记信息的有无、房产证明的真伪直接影响到信贷、税收、招生等政策的落实。该局依据《房屋权属登记信息查询暂行办法》及《房屋权属登记信息查询规程》，进一步健全了房产档案查阅制度，严格执行各级房产档案查询规定，做到合法查询、按规查询。结合业务种类设定档案查阅范围、查阅权限，安排专人专机负责，并通过查询留痕等方式，增强房产档案查询工作人员的责任心，有效防范房产档案信息的违规查询，确保了房产档案查询的规范化、程序化。
推进房产档案利用高效化。随着需要房产证明的部门机构越来越多，档案查询量每年以30％的速度递增，面对每年近40000多笔的查阅量，该局对房屋登记新业务办理过程中形成的档案资料随办、随拍、随录，确保新办理的房屋数据信息及时进入系统。2014年，针对业务系统中有的资料电子图像打不开，需到库房调取实物档案，影响查档速度的情况，及时调取实物档案进行补拍补录，并做好有关联的上下手电子档案信息的修正工作，仅一个月完成388卷房产档案电子信息的补录工作。为进一步提高查档效率，2014年5月，该局开发启用了新查档软件，实现二代身份证信息读取与查档界面中查档申请人全部房产登记状况信息集成显示的同步，并增加了自动检索、匹配房产电子档案中一代身份证信息功能，实现房产档案的快速查询，高效利用。该局档案馆馆长刘现成介绍，“使用新版查档软件，查档工作效率比以前高6倍，也消除了人工信息录入、检索、核对等可能导致的疏忽错误发生。”
推进房产档案服务便民化。为进一步提升查档便民服务水平，2011年，在市房产交易大厅设立了档案查询窗口，为需要查档服务的单位、办事群众提供受理申请、交费、出具证明“一站式”档案查询服务。2014年5月，启用了新版房产登记状况证明，将原无房证明、已登记房产证明内容整合，使一个证明列明查档申请人全部房产登记状况信息，并增加了二维码加密防伪功能，地税、银行等部门通过扫描枪及专用解密验证软件即可读取信息、辨别真伪，使房产查档证明更加安全、便民，受到了办事群众的好评。市民张先生说“以前要等上六七分钟，现在一分钟就拿到了证明，还能和税务、银行等单位通用，真方便，”
截至目前，该局档案馆已累计为遗失补办房产证、涉案查询、契税征收、银行贷款等事项受理查档申请103104人次，提供档案利用112780卷（件），出具各类证明85128份。