市档案局加大“人名数据库”著录工作力度

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随着人民群众档案利用主体发生变化，市档案局不断将工作重心向为广大人民群众倾斜。2009年以来，结合工作实际和人民群众对档案的利用需求，将馆藏档案中劳动局、知青办等重点全宗中涉及“人”的信息进行整合著录，建立了以人名为搜索引擎的人名档案数据库，总量12.8万条。“人名数据库”启用后，市民查档只要输入姓名，便可查到与之相关的个人档案信息，如招工、转正、调资等依据以及所在的全宗、题名、日期等信息。查档时间由过去的几小时缩短到几分钟，受到广大人民群众的普遍欢迎。
近年从档案利用实际来看，人名档案数据库也存在全宗覆盖面窄、查找内容不全的问题。比如与群众利益密切相关的人事局等全宗的招工、调动、任职等档案利用率高、查阅时间还比较长、查阅难度还比较大。为提升档案服务效能，最大限度满足人民群众对档案利用的需求，市档案局经过认真调研后，决定加大人名数据库著录工作力度，确定对馆藏工业局、粮食局、供销社、卫生局、轻纺办、商业局、水产局、物资办、乡镇企业局等单位的人名信息进行著录，集中人力物力财力，制定工作实施方案，于9月22日再次启动人名数据库建设工作，仅一个多月已著录完成27502条，截止目前“人名数据库”总量已达到15.5万条。馆藏所有涉及“人”的信息进行整合后，市民查找招工通知书、职工登记表、转正定级表、干部调动函、职工介绍信、干部职工登记表、工资调整表、职务任免、知青上山下乡存根或登记表等档案，通过“人名数据库”，将最大提高查准率与查全率，方便快捷又准确。